Добровольная сертификация и ISO

Компании выбирают такую меру как добровольная сертификация, когда хотят подтвердить качество, безопасность или зрелость производственных и бизнес-процессов сверх обязательных требований: это работает как позитивный сигнал для клиентов, тендерных комиссий и партнеров. Сертификация ISO фиксирует соответствие международным нормам управления — от вопросов качества и экологии до информационной безопасности — и позволяют проверить статус документа по номеру и области действия. Ключевой вопрос здесь не «нужно ли это вообще», а «какую цель бизнес решает сейчас»: укрепить доверие рынка, отстроиться от конкурентов на госзакупках, упорядочить операционную часть или выйти на новые торговые площадки.

Содержание:

Техническая документация

Что такое «добровольная» и чем она отличается

Добровольное подтверждение компания запускает сама: определяет объект (продукт, услугу или систему управления), выбирает схему оценки и собирает доказательства для выбранной организации. По товарам это обычно добровольная сертификация продукции в зарегистрированной ДСС (добровольной системе сертификации). По услугам — проверка по правилам оценки, утверждённым самой системой или регистрирующей организацией (например, отраслевые регламенты для клининга, туризма, образования и т. п.). Это добровольная сертификация услуг. Акцент делается здесь не на испытаниях образцов, а на методике контроля качества оказания услуги. В итоге, вне обязательных регламентов, бизнес получает проверяемый документ с чётко заданными объектом, критериями и областью действия.
Основное юридическое отличие обязательной и добровольной сертификации в том, что обязательная оценка требуется там, где это прямо предписано регламентами: без неё продукцию нельзя вводить в обращение. Добровольная — по инициативе компании; она не подменяет обязательные документы, а дополняет их и решает практические задачи — репутация, участие в закупках, упорядочивание процессов.

ISO — это своды правил, по которым в компании задают цели, распределяют ответственность, измеряют показатели и корректируют процессы. Эти требования оформлены как международные стандарты ISO и применяются к разным темам: качество, экология, охрана труда, безопасность пищевой продукции, защита информации.
На практике путь выглядит так. Сначала определяют область применения (какие подразделения и площадки включены), проводят «разрыв-анализ», приводят в порядок процедуры и записи. Далее аудиторы проверяют готовность, затем — внедрение на месте. При положительном результате орган по сертификации принимает решение и выдаёт сертификат с указанием стандарта, области и срока действия; тот же орган проводит ежегодные надзорные аудиты и по окончании срока — ресертификацию.
Cертификация ISO в России проводится аккредитованными структурами, такими как Российский морской регистр судоходства, ВНИИС при Росстандарте, отраслевые центры. За рубежом широко известны Bureau Veritas, SGS, TUV, DNV. Отличия между юрисдикциями сводятся к аккредитации органов и признанию их документов на целевых рынках.
Важный практический момент — признание и прослеживаемость стандартов. Для работы с иностранными заказчиками нужен орган, чья аккредитация признается в целевых юрисдикциях (обычно через международные соглашения о взаимном признании). Это и реализует международная сертификация: контрагент может в любой момент проверить орган, область аккредитации и сам документ. На стороне компании ответственность несут владельцы процессов и руководство — в этом заключается повседневный менеджмент ISO.

ISO и международные стандарты: как это устроено

Бесплатная консультация

Я согласен на обработку персональных данных

Основные стандарты ISO и в чем их практическая польза

Заявителем является тот, кто вводит продукцию в обращение и готов нести ответственность за данные в досье и запись в реестре. Если завод находится в ЕАЭС, удобнее идти напрямую: быстрее собрать рецептуры/ТУ, макеты маркировки, протоколы, а также оперативные ответы лаборатории. Это, ставшая традиционной, регистрация СГР для производителей. Когда изготовитель за пределами Союза или поток строится через дистрибьютора, заявителем обычно выступает импортер по доверенности — это регистрация СГР для импортеров. Типовые кейсы заявителей можно выделить следующие:
·       контрактное производство для бренда — заявителем делают владельца ТМ;
·       поставка «под сеть» — заявитель тот, на кого оформлена партия товара;
·       несколько импортеров — у каждого свое свидетельство или допуск.
         Зона ответственности заявителя: полнота сведений, актуальные макеты, своевременные изменения, а также предоставление образцов и оригиналов протоколов. Если заявитель выбран неверно, сроки растут: все запросы лаборатории и реестра пойдут этому лицу, и придётся переоформлять доверенности и досье.

У добровольно внедренных документов есть три практические роли:
·       Первая — рыночная; облегчить вход в тендеры и переговоры, где поставщики сравнимы по цене и срокам. На таком поле добровольная сертификация для бизнеса становится «коротким резюме» зрелости: видно, какие процессы у компании поставлены, как управляются риски, и кто проверял это со стороны.
·       Вторая — внутренняя; стандарты дисциплинируют работу, снижают зависимость от отдельных людей и помогают удерживать качество на росте объемов.
·       Третья — внешняя коммуникация; добровольная сертификация и маркетинг хорошо работают вместе, когда заявленная ценность подкреплена процессом, а не только слоганом.
Здесь важно трезво сформулировать цель. Если основной канал — закупки крупных организаций, приоритет у ISO 9001 и требований к прослеживаемости. Экологическая чувствительность отрасли — повод смотреть на ISO 14001; работа с пищевой продукцией — на ISO 22000; повышенные требования к безопасности труда — на ISO 45001; проекты с данными клиентов и интеграциями — на ISO 27001. Для экспортных планов полезен блок «признание и прослеживаемость»: заказчик должен уметь проверить орган, область аккредитации и сам документ.
Часто возникает вопрос: зачем нужна добровольная сертификация, если и так все работает? Ответ в экономике рисков и доверия — стандарты снижают стоимость ошибок и время согласований. Сертификат не продает сам по себе, но сокращает путь до сделки: меньше вопросов у службы качества заказчика, меньше поводов для остановок по линии безопасности и комплаенса. Поэтому в стратегии разумно увязать стандарт с воронкой продаж и планом развития: документ должен подтверждать то, что действительно влияет на выбор клиента.

Зачем нужна добровольная сертификация

Если коротко ответить на вопрос: как получить сертификат ISO — это значит выстроить систему так, чтобы она работала в штатном режиме, и подтвердить это независимым аудитом. Этапы получения сертификата ISO обычно идут в единой логике:
·       Сначала делают диагностику: определяют область сертификации, сверяют текущие практики с требованиями стандарта, фиксируют разрывы и приоритеты.
·       Затем проектируют и актуализируют процедуры: кто ставит цели, как измеряются показатели, как управляют рисками, несоответствиями и изменениями; оформляют правила и формы записей.
·       После этого запускают систему в работе: сотрудники обучаются, процессы дают первые параметры — планы, протоколы совещаний, результаты измерений, отчеты по корректирующим действиям.
Когда система заработала, проводится внутренний аудит и анализ со стороны руководства: проверяют, что требования подтверждаются практикой, а не папкой документов. Дальше приглашают орган по сертификации. Аудит идет в два шага:
·       Этап I — проверка готовности и документации,
·       Этап II — проверка внедрения на месте (интервью, выборочные трассировки, просмотр записей).
По результатам орган принимает решение и выдает сертификат с указанием стандарта, области и срока действия; затем следуют надзорные аудиты (обычно ежегодно) и ресертификация по истечении срока. Чем точнее определена область и чем естественнее встроены процедуры в повседневную работу, тем меньше правок на финише.

Как получить ISO и какие этапы этого процесса?

Добровольные практики делятся на два класса:
·       Первый — добровольная сертификация ISO; подтверждают систему управления (качество, экология, информационная безопасность и т. д.). Объектом является именно «как устроена работа» в указанной области и на перечисленных площадках. В бланке сертификата это отражается как область действия (scope): подразделения, виды деятельности, процессы, которые покрывает система. Поэтому корректное описание области критично: лишнее обещание потом превращается в несоответствие на надзоре, а слишком узкая формулировка ограничит применение сертификата в тендерах.
·       Второй класс — добровольные сертификаты на продукцию или услуги в добровольных системах оценки. Здесь объект — конкретный товар/услуга с заданными характеристиками. Документ описывает модель, состав, показатели и методики испытаний; для услуг — регламент оказания и контроль качества. На практике компании часто комбинируют подходы: систему менеджмента подтверждают по ISO, а ключевые продукты или сервисные пакеты — в добровольной системе, если того требует заказчик или площадка продаж. Важно не смешивать предметы в одном заявлении: процесс — это ISO, продукт/услуга — отдельная процедура с собственной доказательной базой и обозначенной областью применения.

Что именно подтверждают: продукция, услуги и процессы

Планирование начинается с области сертификации: какие площадки и виды деятельности входят, один стандарт берется или несколько в связке (например, ISO 9001+14001). Сроки определяются не «календарем аудиторской компании», а готовностью самой системы: нужен промежуток на диагностику, доработку процедур и накопление записей (планы, протоколы совещаний, результаты измерений, отчеты по корректирующим действиям). Отдельно влияет график этап 1 и этап 2: между ними закладывают время на закрытие замечаний, иначе финальный визит придется переносить. Чем точнее задана область и чем меньше «бумажных» процедур, тем короче путь до выдачи сертификата и тем стабильнее проходят надзорные аудиты.
Финансовая сторона прозрачна, если разложить затраты по корзинам:
·       Первая — подготовка: диагностика (gap-анализ), разработка/актуализация регламентов, обучение, внутренние аудиты; здесь стоимость зависит от масштаба компании, числа площадок и глубины доработок.
·       Вторая — сертификационный аудит: оплата труда аудиторов и методологов, командировки (если есть), выпуск сертификата, последующие надзорные аудиты и ресертификация через установленный срок.
·       Третья — вспомогательные расходы: переводы, локализация документов, ИТ-инструменты для учета записей.
Поэтому стоимость сертификации ISO формируется из объема внедрения и времени аудита.

Сроки и стоимость: из чего складываются

Расхожий миф — стандарт «для корпораций», а малой компании это «не потянуть». На практике сертификация ISO для малого бизнеса строится на тех же принципах, но с иной глубиной: область сужают до ключевых процессов и площадок, роли совмещают, документы держат короткими, метрики — понятными владельцам. Сертификат проверяет не толщину папок, а то, как цикл «цель — действие — проверка — улучшение» живет в ежедневной работе.
Что помогает пройти путь и оптимизировать затраты:
·       Во-первых, минимальная модель документации: политика и цели, карта процессов, 2–3 обязательных процедуры (управление рисками/несоответствиями, управление изменениями), формы записей, матрица ответственности.
·       Во-вторых, обучение и распределение ролей: владелец процесса отвечает за метрики и записи, руководитель — за анализ и решения.
·       В-третьих, внутренний аудит по чек-листам стандарта, после него — корректирующие действия и краткий отчет руководства.
·       В-четвертых, реалистичная область: обещают только то, что реально поддерживается ресурсами; если планируется рост, область расширяют на ресертификации.
Могут быть и ловушки. Сертификат без реального внедрения быстро вскрывается при надзоре и аудите; «чужие шаблоны» без реальной адаптации порождают несоответствия, а слишком широкая область приводит к лишним затратам. Рабочая стратегия для малого и среднего бизнеса — идти поэтапно: выбрать один стандарт, отстроить базовую систему (ISO 9001), пройти аудит, затем при необходимости добавлять экоблок (ISO 14001), охрану труда (ISO 45001) или информационную безопасность (ISO 27001). Такой порядок действий позволяет удерживать качество на росте заказов и подтверждать это документом, который партнеры могут легко проверить.

ISO для малого бизнеса: мифы и реальность

Технические регламенты ЕАЭС устанавливают обязательные требования и формы подтверждения (сертификация/декларирование). Добровольные сертификаты не заменяют эти документы и не дают права на ввод продукции в обращение. Их задача другая: показать, что товар или услуга соответствуют выбранным критериям сверх «обязательного минимума» либо в зоне, которая регламентами не охвачена.
Как работать «на стыке». Если продукт не подпадает под конкретный регламент, в компании может быть оформлена добровольная сертификация по ТР ТС. По сути это значит — подтвердить показатели, совпадающие или совместимые с требованиями регламентов (по методикам и стандартам), но без ссылки «в соответствии с ТР ТС» в самом бланке. Такой документ используют в закупках, на маркетплейсах и у корпоративных клиентов, которым важно видеть проверяемые показатели безопасности/качества. Если же товар подпадает под регламент, порядок простой: сначала выполняют обязательную оценку соответствия по ТР ТС (декларация/сертификат), а добровольный сертификат — опция для расширенной коммуникации с рынком (например, подтверждение дополнительных характеристик или частных стандартов сети).
Риски и формулировки. В добровольном бланке четко указывают объект, перечень показателей, стандарты и методики; избегают фраз вида «соответствует ТР ТС…», чтобы не вводить контрагента в заблуждение. Корректнее: «оценено по таким-то стандартам/методикам, показатели — такие-то». Тогда документ читается однозначно и не конфликтует с обязательными требованиями.

Как соотносится добровольная сертификация и ТР ТС

Разные названия одного и того же товара. В заявлении может быть — «крем питательный», а на этикетке — «крем ночной», в протоколе же — «крем интенсивный». Эксперт останавливает рассмотрение, потому что непонятно, какой объект регистрируется. Решение обычно лежит в унификации: создается единая карточка наименования для серии, дизайнеры получают финальную формулировку до печати макетов, а в протоколах используется ровно то же название.
Неверный код ТН ВЭД. Товар попадает в пограничную группу и код выбран по аналогии, без описания фактического применения. Итог — дополнительные вопросы и корректировка испытаний. Помогает короткая техническая записка с функцией и областью использования, привязка характеристик к примерам применения и согласование кода до отбора образцов.
Лаборатория вне нужной области. Протоколы выданы аккредитованной организацией, но методик именно для этой категории нет в области аккредитации. Эксперт не принимает документы, процесс откатывается. Рабочий подход — проверка области по каждому показателю до договора и таблица соответствия «показатель — методика — область».
Состав меняется после испытаний. Технологи скорректировали рецептуру, а макеты не обновили. Несоответствие всплывает при сопоставлении протоколов и маркировки. Помогает простой механизм управления изменениями: карточка состава с версиями, запрет на выпуск новых макетов до подтверждения протоколами, короткий чек-проход перед подачей.
«Зонтичная» заявка на разнородные SKU. Пытаются закрыть одной записью позиции с разными активами и назначением. В ответ — длинная переписка и предложение разделить объект. Удобнее заранее разложить линейку по однородным признакам: активы, область применения, форма выпуска. Тогда каждая группа получает прогнозируемый набор испытаний.
Переводы и терминология. В русской версии термины заменены бытовыми аналогами, единицы измерения перепутаны. Это создает риск для корректности маркировки и вводит в заблуждение потребителя. Обычно проблему снимает глоссарий по категории и финальная вычитка переводов техническим редактором.
Коммуникационные паузы. Запрос эксперта зависает, потому что не назначен ответственный, а документы «гуляют» между отделами. В результате срываются внутренние дедлайны. Наиболее простой способ — заранее распределить, кто отвечает за каждый блок досье, и держать короткие сроки обратной связи.

Проверка подлинности и поддержание сертификата

Добровольная оценка по ISO — это способ сделать управляемыми цели, риски и проводимые улучшения и подтвердить это независимым аудитом. Выбор стандарта и области определяют задачи бизнеса, а успех проекта — дисциплина записей и участие руководства. При такой конфигурации сертификат работает как понятный внешний символ и как внутренняя опора для роста.

Выводы

Нужна помощь?

Заполните, пожалуйста, форму

Или напишите нам и получите развернутый ответ от экспертов

Мы перезвоним, проконсультируем и поможем с документами